EcoStandard.soft: что это и для кого

Мечта многих работников и работодателей казавшаяся недостижимой, наконец-то стала нашей реальностью – теперь можно отказаться от документов в бумажном виде и вести электронный документооборот. Внедрение современных цифровых технологий начало свой путь в государственных органах и организациях, а затем перешло на службу в крупные корпорации и затем в малый бизнес. Изменения, внесенные в Трудовой кодекс в последние несколько лет, и, как результат, совершенствование норм охраны труда способствовали расширению сферы использования электронного документооборота. Действительно, современные цифровые технологии открывают для работодателя новые возможности для оптимизации издержек и повышения эффективности своей деятельности. В статье разберемся, какие проблемы поможет решить внедрение ЭДО в организации, какие особенности существуют у программ, разработанных специально для оптимизации охраны труда на примере сервиса EcoStandard.soft.

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) – это возможность создавать, подписывать, хранить и передавать документы в цифровом формате без дублирования на бумаге. Основные его компоненты – программное обеспечение и электронная цифровая подпись.

Как облегчить работу специалистов по охране труда

В списке задач СОТов множество пунктов: от подготовки проведения специальной оценки рабочих мест и медосмотров до контроля обеспечения сотрудников спецодеждой и СИЗ и выполнения запланированных мероприятий. Вместо того чтобы находиться непосредственно «в поле», выполнять производственный контроль, специалисты вынуждены заниматься рутиной – бумажной работой. Разгрузить сотрудников служб охраны труда можно с помощью автоматизации и систем электронного документооборота. Специализированный сервис, конечно же, не будет делать за специалиста всю его работу, но поможет ее оптимизировать:

• сократить время на подготовку документов;
• упростить ввод и учет данных;
• формировать отчетность;
• создавать чек-листы;
• назначить курсы для прохождения и отслеживать прогресс обучения;
• онлайн проводить инструктажи и проверку знаний;
• исключить возможность ошибок или что-либо упустить.
• автоматически обмениваться кадровыми событиями с любой системой.

ЭДО в охране труда

Использование ЭДО в охране труда имеет больше преимуществ в сравнении с ведением документации по старинке на бумаге. При традиционном подходе к документообороту процесс ознакомления сотрудников отнимает довольно много трудозатрат от специалистов по ОТ. Также большую часть рабочее время занимает проверка проведения инструктажей по охране труда и участие в комиссиях по проверке знаний. Специалисты могли бы чаще заниматься профилактикой травматизма, встречаться с персоналом, посещать высокоопасные объекты работ и т.д., а вместо этого они завалены бумажной работой. Внедрение ЭДО в область охраны труда оптимизирует процессы оформления документации и ознакомлением с ней сотрудников. Один из таких инструментов для работы с огромным количеством документов – разработка компании EcoStandard group – EcoStandard.soft.

Обзор сервиса EcoStandard.soft

EcoStandard.soft – это ваш штатный технический помощник по ведению документооборота. Заполнять, подписывать и отправлять документы по ОТ и обучениям можно за пару кликов с любого устройства. С EcoStandard.soft ваша документация будет готова даже к внеплановым проверкам, вы забудьте про штрафы и освободите время сотрудников для действительно важных дел. Сотрудники наших клиентов тратят на 37% меньше времени на рутинные задачи, – больше сил и фокуса остается на дела, требующих их личного участия.

Сервис создан для упрощения и оптимизации работы с самым объемным и сложным направлением в охране труда – документацией на сотрудников: журналы инструктажей, протоколы и удостоверения о проверке знаний, личные карточки СИЗ, направления на медицинские осмотры и их учет. Наш софт также напоминает обо всех мероприятиях, обучениях, инструктажах. А главное, сразу формирует готовые документы.

EcoStandard.soft создан экспертами EcoStandard group по охране труда с 25-летним отраслевым опытом. Наши специалисты разбираются во всех тонкостях работы и особенностях законодательства. И мы знаем, как нередко одна ошибка в документе может перечеркнуть работу нескольких отделов. В EcoStandard.soft документы генерируются автоматически, что означает полную фиксацию всех рисков и исключает ошибки.

Кому подойдет EcoStandard.soft

EcoStandard.soft – это комплексное решение для всей компании. Сервис встраивается в процессы организации и становится незаменимым помощником для:

• Специалистов по охране труда: автоматизация процессов по ОТ позволит ежедневно тратить на рутинные задачи на 3 часа меньше, освобождая время на реальную работу по повышению безопасности на предприятии.
• HR-менеджеров и бухгалтеров: программа поможет освободить время для работы с кадрами и финансами, исключит вероятность ошибки в документах.
• Технических руководителей: СОТ будет меньше заниматься заполнением бумаг и уделять больше внимания безопасности на предприятии и работе с персоналом.
• Владельцев бизнеса: вы сможете в любой момент увидеть состояние документов и быть уверенным в успешном прохождении внеплановой проверки.

Даже если вы привыкли работать с документами по старинке, и пока не готовы полностью оцифровать документооборот в вашей организации, вы также можете использовать сервис EcoStandard.soft. Программа самостоятельно сформирует все необходимые бумаги, а вы подпишите их ручкой, отсканируете и отправите файлы в систему. Так все документы будут в одной базе в упорядоченном виде и не потеряются.

Что внутри EcoStandard.soft

Программа включает в себя 4 компонента для обеспечения полноценного электронного документооборота в организации:

1. Сама система ЭДО (программное обеспечение), в которой хранятся документы и назначаются ответственные.
2. Блок генерации документов (программа автоматически формирует необходимые документы по ОТ для каждого сотрудника).
3. Электронная цифровая подпись (ЭЦП).
4. Вы можете выпускать неквалифицированные подписи (НЭП) внутри системы или использовать квалифицированные подписи (КЭП).
5. Личный кабинет сотрудника, доступный также и со смартфона (место, в котором сотрудник видит и подписывает документы с помощью ЭЦП, проходит обучение, инструктажи и тестирования).
6. Блок СДО для создания собственных курсов и тестов внутри системы.
7. Блок чек-листов.
8. Учет микротравм.
9. Учет всех обучений сотрудников в учебных центрах с функцией напоминаний о датах прохождения.

Дополнительные возможности EcoStandard.soft

EcoStandard.soft – не просто программное обеспечение для ЭДО, а единая система управления охраной труда и дистанционным обучением. Один из модулей EcoStandard.soft представляет собой готовый сервис по оптимизации процесса прохождения сотрудниками образовательных курсов по охране труда. СОТам не придется переживать о сроках и контролировать периодичность их прохождения – нужный курс будет назначен конкретному сотруднику автоматически. Кроме того, специалист по охране труда может оценить и эффективность прохождения курса, увидеть детализацию результатов тестов каждого студента, а также включать фото- и видеофиксацию при прохождении тестирований.

Система дистанционного обучения включает в себя следующие направления:

• корпоративное обучение;
• e-learning;
• систему управления обучением.

Вы можете загружать в систему свои программы или взять готовые в аренду в магазине курсов EcoStandard.soft. Там вы найдете курсы по рабочим специальностям, охране труда, пожарной безопасности, экологии, первой помощи и многим другим направлениям. Также пользователям доступны готовые тесты для самоподготовки к экзаменам по промышленной, энергетической, экологической, управленческой безопасности, гражданской обороне и безопасности на транспорте. Эксперты собственного отдела разработки электронных курсов EcoStandard group могут разработать курсы под ваши запросы и специфику отрасли. Все учебные программы в EcoStandard.soft составляются профессиональными методологами и профильными специалистами в соответствии с требованиями законодательства.

Наши специалисты поддерживают тренд на цифровизацию и внедряют инновационные подходы в том числе в обучении. Часть наших учебных программ создана в формате e-learning. С помощью геймифицированного подхода слушателям проще вовлечься в процесс обучения и качественнее усвоить информацию. Одна из новых разработок этого года – учебные программы в формате 360. Это реалистичные курсы, составленные из фотографий и видео и погружающие работника в обстановку его рабочего места. Такие обучения помогают отработать на практике реальные ситуации без риска для здоровья, удерживают внимание специалиста и способствуют лучшему усвоению материала в более сжатые сроки.

Эксперты учебного центра EcoStandard group уверены: именно в таком формате обучение для рабочих профессий будет наиболее успешным, ведь сотрудник полностью погружается в будущую рабочую обстановку. Слушатель изучает материал и сразу же получает детальное описание не только процессов, но и того, как это все функционирует и выглядит вживую.

Попробуйте сервис в деле бесплатно и освободите себя и своих сотрудников от рутинной бумажной работы и автоматизируйте процессы в компании.